Assistant Administratif·ve du Greta CFA Hra H/F - Greta-Cfa Hotellerie-Restauration-Alimen

PRIS DE POSTE en SEPTEMBREMissions En lien avec les objectifs du plan annuel de développement du GRETA-CFA HRA et des exigences du système qualité EDUFORM:- Assurer le secrétariat, l'accueil sur le site et contribuer au bon déroulement des activités de la structure et/ou du service- Communiquer efficacement avec les différents partenaires et acteurs de la structure- Préparer, réaliser les tâches de la prestation de gestion administrative du pôle d'interventionPrincipales activités Accueil - information- Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs/clients internes et externes, et/ou la transmission écrite ou orale des messages- Renseigner sur l'offre de prestation et les conditions d'accès- Gérer l'édition des feuilles d'émargement, les retards, absences et départs anticipés des bénéficiaires- Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriers, courriels et en assurer la traçabilité - Assurer la gestion et le suivi des candidatures entrantes : reporting tableau, convocation infocoll, etc- Tenir à jour l'information et la documentation en conformité avec les exigences du système qualité EDUFORMGestion organisationnelle- Gérer les agendas, les activités, contrôler les échéances et alerter en cas d'écart- Apporter un appui à la coordination pédagogique- Accueillir les stagiaires en centre de ressources, les installer, veiller au bonfonctionnement des postes informatiques, assurer la surveillance, la gestion des badges- Assurer la logistique des réunions, séminaires, évènementiels.- Participer aux actions de la structure/ du service (évènementiels, rencontres parents-formateurs, diffusions d'information interne.)Principales activités Gestion administrative- Saisir et mettre à jour des bases de données et tableaux de bord liés à la gestion administrative et pédagogique - Saisir, mettre en forme, valoriser des documents divers (courriers, rapports, présentations,.), les reproduire et les diffuser- Etablir les convocations aux réunions, examens, jury.- Gérer des dossiers spécifiques en lien avec l'activité de la structure ou du service (demandes de permis de conduire apprentis, remise des diplômes.)- Mettre à jour le fichier clients, participer à l'action commerciale- Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction des stagiaires, apprentis sur le pôle d'intervention, le suivi employabilité à 6 moisConnaissances - La réglementation de base de la formation professionnelle et les différentes sources de financement des formations - L'organisation du GRETA CFA HRA et du réseau de la formation professionnelle et continue de l'Education Nationale dans l'académie de Lyon - L'organisation du système éducatif- La démarche qualité du GRETA CFA HRA et les exigences de la norme Eduform/Qualiopi Compétences et aptitudes requises Compétences opérationnelles : - Maîtriser des logiciels bureautiques et de gestion (logiciels des financeurs, outils numériques, pack office.) - Utiliser les outils mis à la disposition (My click, pronote, Access, Excel.)- Rendre compte à sa hiérarchie- Soigner la qualité de l'expression écrite et orale- Mise en oeuvre des méthodes de classement et d'archivage- Développer la polyvalenceCompétences comportementales : - Sens de l'organisation, rigueur, fiabilité - Qualité d'écoute et de compréhension de la demande - Réactivité, esprit d'équipe- Capacité d'adaptation - Capacité à travailler dans l'urgence - Sens de l'accueil et bonnes qualités relationnelles - Sens du service au client

Experience: 2 An(s)Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementairesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Formation continue d'adultes

• Service client
• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Sens du relationnel
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Réalisation d'enquêtes de satisfaction
• Excel
• Relation client
• Pack Office
• Droit social
• Suivi des candidatures
• Traitement du courrier
• Access
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation